WBS
BRI Agro WBS

KEBIJAKAN PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING SYSTEM)

 

Sistem Pelaporan Pelanggaran (Whistleblowing System) berfungsi sebagai sarana dalam pencegahan, pengungkapan pelanggaran atau tindak kecurangan sehingga dapat meningkatkan kualitas penerapan GCG dalam Perseroan. BRI Agro telah membuat kebijakan mengenai sistem Pelaporan Pelanggaran dan telah dituangkan ke dalam Surat Direksi No. Kpts. No. 01/Dir.02.04/SKAI/VI/2012 tanggal 4 Juni 2012 tentang pedoman Sistem Pelaporan Pelanggaran whisleblowing system sebagaimana telah diperbaharui dalam Surat Keputusan Direksi No. Kpts.: B.25/DIR.01.02/ SKAI/10/2016 tanggal 30 Oktober 2016 tentang revisi Sistem Pelaporan Pelanggaran (Whistleblowing System).

 

Sosialisasi WBS

Pelaksanaan sosialisasi WBS dilakukan secara berkesinambungan antara lain pelaksanaan pelatihan kepada pekerja baru, sosialisasi poster pengumuman internal, email blast dan sms blast kepada segenap pekerja serta melalui peran Serikat Pekerja untuk membantu mensosialisasikan kepada segenap pekerja di Cabang.

 

Mekanisme Penyampaian Laporan Pelanggaran

Sarana Pelaporan

 

Perusahaan menyediakan saluran khusus yang digunakan untuk menyampaikan laporan pelanggaran sebagai berikut:

  1. Secara tertulis dalam amplop tertutup dengan mencantumkan tulisan pada amplop ”confidential/ rahasia” yang ditujukan kepada Direktur Utama;
  2. Melalui pesan singkat/SMS (Short Message Service) atau Whats Apps nomor: 0813 186 30003;
  3. Melalui Email ke : lapor.WBS@briagro.co.idPelapor yang menyampaikan laporan pelanggaran dengan sarana yang telah ditetapkan seperti tersebut di atas dapat memperoleh informasi progress penanganan tindak lanjut atas informasi pelanggaran yang disampaikan dalam WBS.

Kriteria Pelaporan

Pelapor wajib menyampaikan indikasi pelanggaran secara jelas yang dapat dipertanggungjawabkan, dimana minimal meliputi:

  1. Kategori pelanggaran yang diadukan;
  2. Pihak yang terlibat;
  3. Waktu terjadinya pelanggaran;
  4. Tempat terjadinya pelanggaran
  5. Bagaimana kejadiannya;
  6. Bukti bukti pelanggaran (bila ada);
  7. Identitas pelapor (nama, alamat, no hp, unit kerja).

Pelapor dapat memberikan informasi tambahan apabila diminta untuk kelengkapan informasi awal indikasi pelanggaran.

 

 

Perlindungan Bagi Whistleblower

Bank melindungi kerahasiaan identitas pelapor dengan tidak menyampaikan identitas pelapor ke pihak manapun, baik internal maupun eksternal.  Perlindungan hanya dapat diberikan kepada Pelapor dengan kategori Partial Anonymity dan Full Disclosure. BRI Agro juga akan merahasiakan informasi yang dilaporkan dan hanya akan menggunakan informasi tersebut sebagai sumber informasi awal dalam proses investigasi tanpa mengungkapkan identitas Pelapor.

BRI Agro juga memberi Pelapor perlindungan atas tindakan balasan dari terlapor atau lembaga.

 

Penanganan Pengaduan

Alur kerja/mekanisme penanganan laporan adalah sebagai berikut:

  • Pelapor menyampaikan laporan pengaduan pelanggaran melalui sarana whistleblowing system yang telah ditetapkan oleh Bank;
  • Setiap laporan pelanggaran yang masuk akan didokumentasikan oleh PIC whistleblowing system; dan dilaporkan kepada Pengelola WBS (Kepala Satuan Kerja Audit Intern) dengan segera.
  • Laporan pengaduan diseleksi dan diverifikasi untuk membuktikan bahwa laporan yang disampaikan tersebut dapat ditindaklanjuti, dan disertai bukti awal yang memadai.
  • Pengelola WBS melaporkan kepada Manajemen dan/atau Penanggung Jawab WBS atas indikasi pelanggaran yang telah diputuskan untuk ditindak-lanjuti ke tingkat penyelidikan/investigasi, dan pihak-pihak yang dilibatkan dalam penanganan tindak-lanjutnya termasuk pelanggaran yang mengarah ke tindakan pelanggaran disiplin.
  • Pihak-pihak yang dapat dilibatkan dalam penanganan tindaklanjut (sebagai tim pemeriksa) yaitu:
  1. Satuan Kerja Audit Intern
  2. Divisi MSDM
  3. Divisi Change Management
  4. Divisi lainnya yang terkait.
  • Dalam hal Pelapor menyampaikan laporan tanpa melalui sarana pelaporan yang telah ditetapkan (surat dan atau sms dan atau email) baik melalui lisan atau saluran telepon kepada Manajemen maka laporan pengaduannya baru dapat diproses untuk diseleksi, diverifikasi dan ditindaklanjuti setelah Pelapor menyampaikan kembali melalui sarana pelaporan yang telah ditetapkan (surat dan atau sms dan atau email).
  • Dalam hal oleh karena tingkat siginifikasinya, Laporan tindakan pelanggaran yang disampaikan terbukti tidak memerlukan tim pemeriksa secara khusus maka penanganan tindak lanjut atas pelanggaran tersebut didelegasikan kepada Pejabat terkait yang memiliki kewenangan untuk melakukan perbaikan.
  • Terlapor yang terbukti melakukan pelanggaran akan diberikan sanksi sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
  • PIC Whistleblowing system menyiapkan laporan secara berkala atas semua pelaporan pelanggaran termasuk progress tindak lanjutnya kepada Pengelola WBS.
  • Kepada Pelapor diberikan hak untuk memantau perkembangan tindaklanjut tindakan pelanggaran yang dilaporkannya melalui saluran telepon dan email yang disediakan.
  • Pelapor yang menyampaikan laporan pelanggaran dengan sarana yang telah ditetapkan seperti tersebut di atas dapat memperoleh informasi progress penanganan tindak lanjut atas informasi pelanggaran yang disampaikan dalam WBS paling lambat 30 (tiga puluh) hari kerja setelah laporan diterima dan informasi hasil penyelidikan maksimal 3 (tiga) bulan setelah ditetapkan dilakukan penyelidikan/investigasi oleh pihak yang ditunjuk penanggung jawab WBS.

 

Pihak Yang Mengelola Pengaduan

 

Penanggung Jawab WBS di BRI Agro adalah Direktur Utama. Dalam pelaksanaan tugasnya sebagai penanggung jawab WBS, Direktur Utama menunjuk Kepala Satuan Kerja Audit Intern sebagai pengelola WBS.

 

Pengelola WBS adalah penanggung jawab pelaksanaan WBS di BRI Agro yang bertanggung jawab kepada Direktur Utama. Dalam menjalankan tugasnya, pengelola WBS dibantu oleh PIC WBS yang mempunyai kompetensi dan integritas yang memadai untuk menjalankan aktivitas harian WBS. Penunjukkan/ pengangkatan PIC WBS dilakukan oleh Pengelola WBS.